11. MAYOR: ampliado en Procesos y Saldos

 Más modelos de Ficheros al final de esta página

                                                            Esquema

                                                        1. Introducción

                                                        2. ¿Porqué discutir el Mayor?

                                                        3. Datos analíticos y datos de síntesis

                                                        4. Periodización contable

                                                        5. Investigación contable

                                                            a) Aumentar la producción de datos contables

                                                            b) Especializar Ficheros del Mayor

                                                            c) Profundizar los estudios de la realidad contable

                                                       6. Conclusión

1. Introducción

La escritura manual permitía, con gran esfuerzo, sistematizar datos de Asientos desde el DIARIO a sus respectivas Cuentas de MAYOR.  Tarea con la que se obtenía un FICHERO conformado por cada una de las Cuentas utilizadas en la registración, con sus respectivos Saldos.

Las Cuentas del Mayor permitieron datos de síntesis en la forma de Listados de Cuentas con sus Saldos, denominados Balances de Saldos. También fue útil, por la necesidad de detectar errores matemáticos, el denominado Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

Pero la solución Diario, Mayor y Balances, que fueron posibles con aquellos precarios medios. No tiene necesariamente que continuar en los medios electrónicos de procesamiento digital de datos.

En el libro presentado, consideramos que es el momento de replantearnos si lo que tenemos para llevar a las computadoras es una única forma de hacer Contabilidad, o lo que tenemos  ante cada actividad socioeconómica es una realidad físico-monetaria, posible de reducir a conceptos y magnitudes monetarias (Capítulo VI) en tiempos dados de actividad socioeconómica.

La segunda opción responde a un claro objetivo, poner más y mejores datos al alcance del profesional contable para que profundice en conocimientos de esa realidad y los ponga en manos de sus artífices, los Emprendedores.

2. ¿Porqué discutir el MAYOR?

En primer lugar, porque el Mayor tradicional con su DEBE, HABER y SALDO, que fue todo un desafío para el esfuerzo humano durante la escritura manual. Hoy resulta demasiado elemental para la enorme capacidad de procesamiento de los ordenadores.

La MAGNITUD MONETARIA SALDO, que determina la Contabilidad tradicional. Puede ser complementada con otra magnitud monetaria (ver pág.7), la MAGNITUD MONETARIA PROCESO.

Ejemplo: si a una Cuenta REPARACIONES Y MANTENIMIENTOS... le vamos "debitando" cada factura por este concepto, durante el ejercicio, el Saldo irá creciendo en cada nuevo débito, hasta el Saldo anual. Pero sin afectar este dato Saldo,  también podemos obtener las 12 sumas de los débitos de cada mes, esto es: PROCESOS mensuales.  Con lo que obtenemos 12 magnitudes monetarias comparables y útiles a la reflexión.

El procesamiento de datos contables de MOVIMIENTOS DE DINERO, que lleva a la determinación del dato Saldo de cada Cuenta,  resulta como síntesis entre dos PROCESOS uno (+) y uno (-) en las Cuentas de Activo y Pasivo, en un tiempo dado de AS.

Con lo que estamos ante dos tipos de Magnitudes Monetarias asignables a cada Cuenta (ver pág. 7). Que denominaremos: 1) Magnitudes Monetarias Procesos; 2) Magnitudes Monetarias de Saldos
.

Recordemos que el procesamiento de datos contables se sustenta precisamente la necesidad reducir una realidad contable,  a conceptos y valores monetarios esenciales. Solo así es posible  poder observar y comprender en sus actos y en el tiempo, una realidad dispersa en tiempos y en hechos, a un "campo visual" al  alcance de nuestra capacidad humana.

Nadie puede dudar que aumentando la cantidad, calidad y oportunidad de estas síntesis, con datos más amplios que los Saldos, como veremos. Es posible empezar a dar forma a la METODOLOGÍA de INVESTIGACIÓN CONTABLE, que da acceso a los conocimientos buscados. Verdadero aporte intelectual del profesional contable, al complejo mundo de los emprendimientos.

La Contabilidad informatizada puede funcionar con dos tipos de Bases de Datos. Una Base de Datos Analíticos, a partir de los inputs de Movimientos Monetarios en el DIARIO. Y otra Base de Datos de Síntesis, que luego de generarse desde la primera, es útil en sí misma .

3. Datos analíticos y datos de síntesis

Los datos de movimientos (+) y (-) en cada Cuenta, resultan ser los datos de más análisis que obtiene la Contabilidad Práctica, desde cada REALIDAD CONTABLE.

La Base (digital) de Datos Analítica (BDA) se puede construir a partir de los REGISTROS de movimientos (2 o más), que constituyen cada ASIENTO CONTABLE. De esta forma una BDA va a contener identificados, cada uno de los movimientos ingresados durante cada ejercicio de 12 meses.

Cada REGISTRO DE MOVIMIENTO contiene en una sola Fila, datos de: fecha, referencia, nº de asiento, y el importe (+) o (-) de una CUENTA.

Una BDA permite generar el DIARIO, en la forma de Asientos ordenados en forma cronológica. Permite también obtener un LISTADO de los movimientos (+) únicamente o de los movimientos  (-) únicamente,  de una Cuenta.

En cuando a los datos de Síntesis, podemos diferenciar entre; 1)  Datos de SINTESIS CONCEPTUALES  y 2) datos de MAGNITUDES MONETARIAS.

1) SÍNTESIS CONCEPTUALES: para obtener estas síntesis es posible planificar Rubros, Cuentas y Subcuentas, de forma que los inputs de movimientos se hagan a las Subcuentas y los datos de dos o más Subcuentas conformen automáticamente los datos de sus respectivas Cuentas (de síntesis superior) y del Rubro al que pertenecen todas (como la máxima síntesis).

Ejemplo:  A. DISPONIBILIDADES

                     A1. Efectivo

                            A11. Caja

                                         A12. Fondo Fijo

                                    A13...............

                     A2. Bancos

2) MAGNITUDES MONETARIAS: mediante sumas y/o restas de importes de movimientos, la Contabilidad puede obtener SALDOS, tanto como puede obtener PROCESOS, sin que deba sacrificar un dato por otro.

 Para lograr que ambas magnitudes monetarias sean posible, es necesario comprender la forma en que se desarrollan en el tiempo las AS, en su relación medios a fines. Esto es, necesitamos comprender la posibilidad de PERIODIZAR el tiempo de este desarrollo.

4. Periodización contable

El tiempo para la Contabilidad, es un dato de la vida real en todo emprendimiento.

Consideramos que PERIODIZAR en Contabilidad es la posibilidad de poder separar en tiempos iguales y sucesivos, sucesos que van transcurriendo, para hacer comparables entre sí, sus causas y/o efectos.

Con la posibilidad cierta de hacer el seguimiento del PROCESO EVOLUTIVO de cada emprendimiento, a través del tiempo.

Cada Proyecto planifica sus objetivos para metas que se van alcanzando en tiempos reales y acotados. En tanto nadie hace un Proyecto para alcanzar metas en los próximos 10 o 20 años. Las metas son planificadas para alcanzar objetivos en tiempos cercanos, que podemos considerar ETAPAS. Pero cada nueva etapa es alcanzada utilizando la misma plataforma utilizada en la anterior.

En cada nueva etapa los Emprendedores intentan superar las anteriores. Sea por decisiones propias o por factores externos desde el contexto socioeconomico, toda Actividad Socioeconómica es una manifestación en constante esfuerzo evolutivo.

La idea de "cortes en la Empresa en marcha" resulta una simplificación muy poco feliz, al momento de aportar conocimientos contables a los Emprendedores.

Cada etapa es acompañada por sucesos que van transcurriendo, en la forma de Hechos Contables que no son aislados entre sí sino que en su mayoría van conformando PROCESOS en el tiempo de desarrollo de esa etapa. La Contabilidad puede tomar estos Procesos, como:

Datos de síntesis que  surgen de la sumatoria de los movimientos (+) y de los movimientos (-) de cada Cuenta, en un lapso de tiempo o período. Las Cuentas de Ingresos y Egresos presentan únicamente procesos (+).

Para poder periodizar la actividad de todo emprendimiento, debemos tener presente la existencia de CUATRO tipos de datos contables diferentes, que tal vez podrían ser tomados como principios (PCGA). Que pueden ser conservados sin alteración en la memoria digital, a saber:

1. INICIAL: dato del importe de cada Cuenta (Saldo), al comienzo de un período;  
2. PROCESO (+): sumatoria de los movimientos (+) de cada Cuenta:
3. PROCESO (-): sumatoria de los movimientos (-) de cada Cuenta (no las de Resultado);
4. FINAL: dato del importe de cada Cuenta (Saldo), al final del mismo período.

Como sabemos el dato SALDO final es la síntesis entre el Saldo inicial y la diferencia entre los dos procesos.

Ejemplo: el saldo final de la Cuenta MERCADERÍAS, es el resultante de sumar el PROCESO DE COMPRAS y restar el PROCESO DE VENTAS, al saldo inicial del perído que se considere.

El Mayor tradicional con su DEBE, HABER y SALDO, únicamente proporciona los datos de síntesis del punto 4, en el Balance de Saldos. Se pierden así los datos de Procesos.

 Con la periodización es posible obtener LISTADOS de 4 columnas:

INICIO        aumento      disminución         FINAL.

Los tiempos periodizables en la REALIDAD CONTABLE de todo emprendimiento son: diario, semanal, mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral y anual.


5. Investigación contable

Conocer y comprender el desarrollo monetario de cada Proyecto, para obtener conocimientos válidos a la Gestión de los mismos. Es mucho más que presentarles un listado de cuentas con saldos. El conocimiento surge de analizar, comparar, ponderar, evaluar, relativizar, etc.

Es decir, poder aplicar el pensamiento contable racional y metódico, frente a sucesos reales que han acontecido. A partir de disponer de datos suficientes, inherentes a actividades específicas.

No creemos que la Contabilidad Práctica obtenga "información para la toma de decisiones", porque esto es en sí una contradicción. Simplemente porque toda contabilidad práctica se construye con los Hechos ya acontecidos, que necesariamente surgieron de decisiones de gestión. Pero una investigación ordenada y metódica, apoyada en datos suficientes, puede ayudar a tomar decisiones para corregir ciertos rumbos, profundizar aciertos, fundamentar futuras decisiones, etc.

Cada modelo de  Ficha que presentamos al final de esta página, es un modelo de todas las Fichas-Cuenta que componen cada uno de los Ficheros de Mayor, generados a partir de la Base de Datos de Síntesis. Estos Ficheros permiten, entre otros estudios:

1. El seguimiento de cada concepto (Cuenta), mediante el análisis comparativo entre períodos;
2. El seguimiento de las relaciones causa-efecto, entre dos o más conceptos;
3. El análisis comparativo entre el Sistema Activo y el proceso Financiero que lo acompaña;
4. Precisar el proceso Financiero, en relación al desarrollo de cada Subsistema específico;
5. Justificar consecuencias, tendencias, etc.
6. El formato de 12 Filas permite la presentación gráfica de los datos de cada Ficha, en una o en las dos columnas de Procesos. 

 a) Aumentar la producción de datos contables

El clásico BALANCE DE SALDOS, como producto final del procesamiento de datos contables, no puede seguir siendo el único LISTADO  al alcance del Contador.

Los Listados pueden ser tantos como Ficheros de Mayor puedan ser generados por el programa de Contabilidad. Listados que pueden editarse y/o imprimirse con todas las Cuentas o con aquellas cuyos datos sirvan al estudio que se emprende.

La producción de datos contables, para insumo del profesional que se esmera por obtener conocimientos y entregar información, se tiene que ver favorecida con la disposición de mayor cantidad y calidad de datos contables. Así ocurre por lo menos, en todas las disciplinas humanas, que se luchan por perfeccionar cada día sus instrumentos de investigación y análisis.

Estamos convencidos que la periodización es por ello, una mejor forma de alcanzar conocimientos contables, que solamente con los tradicionales Saldos.

b) Especializar Ficheros del Mayor

La primer condición para aumentar la producción de datos contables, es tener a nuestro alcance la mayor cantidad de Ficheros de Mayor especializados.

Hemos mencionado la periodización diaria, semanal, mensual, bimestral, trimestral, etc. La especialización de los ficheros puede ser aún mayor que estos ficheros periodizados. Porque a la periodización, pueden sumarse Ficheros con datos como:

Fichero de DESARROLLO: es un Fichero que se genera con datos de los respectivos procesos, sumados mes a mes hasta el final del ejercicio. Esto es, que si generamos el Fichero de Desarrollo al octavo mes del ejercicio, presentara en cada Cuenta el Saldo inicial del ejercicio, el proceso (+) total de estos 8 meses y el proceso (-) de estos 8 meses.

  Al final de los 12 meses del ejercicio, presentara el proceso anual (+) y el proceso  anual (-).

Fichero de INCIDENCIAS: es un Fichero de 3 columnas (Saldo Inicial, Incidencia y Saldo Final), en donde cada Incidencia, es la diferencia entre el proceso (+) y el proceso (-) del periodo al que corresponde. Con lo que los Ficheros de Incidencias, son tantos como los Ficheros de diferentes periodos.

c) Profundizar los estudios de la realidad contable

La realidad contable de todo emprendimiento forma parte de su propia realidad, se lleve o no Contabilidad. Es más, durante la escritura manual, fuimos testigos del atraso de los Balances, con Contabilidades que seguian desde muy lejos en el tiempo, los acontecimientos contables transcurridos.

Hoy, con mayores posibilidades. es posible no solo el seguimiento de la realidad contable, sino un mayor estudio de sus causas y efectos. De ahí que podamos hablar de investigación y no solo de "confeccionar estados contables".

6) Conclusión

Sin dejar de preocuparnos por la Información Financiera de los Balances Generales, aplicando normas concensuadas. Podemos preocuparnos también por acompañar a los Emprendedores en la Gestión de sus actividades, dándoles conocimientos al que de otro modo acceden solo por intuición o simplemente ignoran, porque la realidad del día a día se va convirtiendo en el árbol que les impide ver el bosque.


Sabemos de emprendimientos que pueden mejorar su rendimiento y eficiencia, pero ignoran que pueden hacerlo. También que se hacen Auditorias como verdaderas "autopsias" de los despojos de lo que fueron importantes emprendimientos, a los que nadie descubrio un deterioro progresivo de su salud hasta que los síntomas fueron irreversibles.


Creemos que un paso importante en la Contabilidad, tiene que ser  aprovechar mejor la era digital que llegó para quedarse, dejando en el Siglo XX la concepción que traíamos desde Pacciolli.

De cada Fichero se pueden obtener Listados (Balances de Saldos), de 1, 2, 3 ó 4 columnas. Se pueden Editar Listados parciales de todas o algunas Cuentas del Sistema Activo, Fiancieras (Pasivo) u Operativas (Resultado). Programar la posibilidad de Columnar procesos de dos o más períodos, etc.